Elektroniczna wymiana danych EDI – co zyskujemy decydując się na jej wdrożenie?

Ludzka praca w dzisiejszych czasach jest bardzo ważna. To właśnie dlatego umysł człowieka zazwyczaj oszczędza się na rzecz oprogramowania, wykonującego najbardziej monotonne i długotrwałe czynności. Jednym z systemów, który w znaczący sposób może przyczynić się do oszczędności dużej sumy pieniędzy z budżetu oraz czasu, jest EDI czyli elektroniczna wymiana danych.

 

Technologia ta jest uznawana za normę w wielu branżach i gałęziach gospodarki. Ma na celu przede wszystkim przyspieszenie transportu danych w firmach oraz ułatwienie wymiany dokumentów. Sęk w tym, że takie czynności są wykonywane na bieżąco przez algorytmy programu, a nie przez osoby nimi operujące.

Czym w skrócie jest EDI?

EDI (z ang. Electronic Data Interchange) to w wolnym tłumaczeniu „Elektroniczna Wymiana Danych”. Każdego dnia, wszyscy użytkownicy sieci wymieniają się milionami informacji i dokumentów. Do tego celu służy chociażby poczta elektroniczna czy różnego rodzaju portale uploadowe. Wszystkie te działania wymagają jednak fizycznego udziału człowieka, co w dużym stopniu pozbawia go czasu, jaki mógłby przeznaczyć na inne, ważniejsze czynności.

Z takiego założenia wychodzi większość przedsiębiorstw, u których wymiana danych jest znacznie bardziej obszerna niż ma to miejsce w przypadku użytkowników prywatnych. Systemy EDI pozwalają na automatyczne przekazywanie informacji zawartych w dokumentacji handlowej.

Co zyskuje firma zaopatrzona w elektroniczną wymianę danych?

Pierwszą i najważniejszą zaletą korzystania z EDI jest oszczędność pieniędzy i czasu swoich pracowników. Można powiedzieć, że jedno opiera się na drugim, gdyż zdjęcie ze swojego pracownika tak monotonnego obowiązku, pozwoli zlecić mu inne, dużo ważniejsze zadania. Co więcej, dzięki systemom elektronicznej wymiany danych praktycznie całkowicie wyeliminowane jest ryzyko pojawienia się błędu. Ręczne wprowadzanie informacji związanych z wysyłką danych to żmudny proces, w którym od czasu do czasu mogą pojawić się nieścisłości. Programy automatycznie wykonujące taką pracę są znacznie bardziej dokładne i weryfikują dane na bieżąco.

Automatyzacja i połączenie ze sobą wielu systemów znacznie przyspiesza proces działania firmy. Może w dużej mierze pomóc przy organizacji zamówień, w procesie fakturowania oraz komunikacji z kontrahentami. Oprogramowanie EDI zapobiega także tworzeniu się duplikatów dokumentów, co często zdarza się podczas ręcznej wymiany danych.

Co warto wiedzieć przed wdrożeniem EDI?

Szukając odpowiedniego dla swoich preferencji oprogramowania EDI, warto kierować się opiniami użytkowników, referencjami oraz zapytać bliskich swojemu środowisku partnerów biznesowych. Ponadto, przed podpisaniem umowy należy upewnić się, gdzie zapisywane są nasze dane, jakie zabezpieczenia chronią je przed kradzieżą oraz jaka jest częstotliwość wykonywania kopii zapasowych przez operatora. Profesjonalna firma zadba o każdy aspekt bezpieczeństwa, wdroży i zintegruje z systemami ERP oraz przeszkoli pracowników do obsługi systemu.

Dowiedz się więcej o EDI na stronie firmy EDISON.

źródło: artykuł partnera