Zarządzaj zadaniami w firmie – jak wykorzystać matrycę Eisenhowera i narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject?

Aby zarządzanie zadaniami w firmie przebiegało w sposób zorganizowany i efektywny, należy mieć na uwadze szereg kwestii. Przede wszystkim, trzeba umieć właściwie określać priorytety oraz należycie komunikować się z członkami zespołu. Jednym z niezwykle przydatnych rozwiązań w tym kontekście jest matryca Eisenhowera a także dostęp do nowatorskiego programu do zarządzania projektami. Szereg przydatnych informacji na ten temat prezentujemy w niniejszym poradniku.

 

Matryca Eisenhowera – czym się wyróżnia? 

Macierz Eisenhowera to metoda zarządzania zadaniami i organizacji czasu, której nazwa pochodzi od 34. prezydenta USA, Dwighta D. Eisenhowera. Był on ceniony za zdolność działania pod presją oraz trafne określanie, które sprawy wymagają natychmiastowej interwencji, a które mogą być odłożone na później.

Kluczową cechą tego podejścia jest ocena każdego zadania w dwóch wymiarach: znaczenia dla realizacji długoterminowych celów oraz stopnia pilności. Znaczenie odnosi się do wpływu danego działania na osiągnięcie głównych celów czy wartości organizacji bądź jednostki, natomiast pilność dotyczy terminu wykonania – czy dana czynność wymaga natychmiastowego podjęcia, czy może zostać zaplanowana na później. 

Na tej podstawie zadania umieszcza się w czterech obszarach macierzy. Pierwszy obejmuje działania zarówno istotne, jak i naglące, które powinny być realizowane w pierwszej kolejności. Drugi wyodrębnia te, które mają wysoki wpływ na przyszłe rezultaty, ale nie muszą być wykonane od razu. Trzeci rodzaj to sprawy wymagające szybkiej reakcji, lecz niewnoszące znaczącej wartości w dłuższej perspektywie. Czwarty segment tworzą zadania ani ważne, ani pilne, które często można usunąć z harmonogramu lub uznać za nieistotne.

Matryca Eisenhowera a inne narzędzia planowania

W porównaniu z innymi narzędziami planistycznymi macierz wyróżnia się kilkoma bardzo istotnymi zaletami. Przede wszystkim jej prostota sprawia, że można ją szybko wdrożyć zarówno indywidualnie, jak i w zespołach, bez potrzeby uczenia się skomplikowanych procedur. Jednocześnie dzięki niej zyskuje się świadomość wartości zadań, podczas gdy wiele metod skupia się głównie na terminach realizacji. Dzięki temu łatwiej znaleźć równowagę między bieżącymi obowiązkami a długofalowymi celami.

Ponadto elastyczność tej koncepcji pozwala stosować ją w różnorodnych sytuacjach: od codziennego planowania osobistych czynności po hierarchizację zadań w rozbudowanych projektach. Wyraźne wyszczególnienie, co wymaga priorytetowego podejścia, redukuje stres związany z nadmiarem zadań, ponieważ eliminuje niepewność co do tego, czym należy zająć się najpierw.

W zestawieniu z innymi metodami, na przykład MoSCoW, macierz Eisenhowera kładzie większy nacisk na bilans między natychmiastową reakcją a działaniami strategicznymi. Dzięki temu staje się skutecznym narzędziem, które pomaga unikać pochopnego angażowania zasobów firmy w sprawy o niewielkim znaczeniu. W konsekwencji czas pożytkuje się wyłącznie na zadania naprawdę kluczowe, niosące dla firmy realną wartość. 

Narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject

Oprócz stosowania się do zasad matrycy Eisenhowera bardzo pomocne może być też wykorzystywanie profesjonalnych narzędzi. Mowa tutaj przede wszystkim o specjalnym oprogramowaniu do zarządzania projektami. Jeden z najlepszych tego typu programów na rynku oferuje FlexiProject. Omawiane narzędzie do zarządzania projektami posiada szereg wyjątkowych rozwiązań, takich jak automatyczne przypomnienia i checklisty ułatwiające szybką analizę nowo dodanych zadań. Pozwala to także na monitorowanie, czy poszczególne zadania strategiczne trafiają do planu.

Przyjęcie zasady, że regularnie chronimy w kalendarzu bloki czasu na zadania ważne, a niepilne, wymaga dyscypliny, ale staje się to zdecydowanie łatwiejsze, gdy system sygnalizuje moment, w którym te czynności powinny być wykonane. Automatyzacje w narzędziu pozwalają na minimalizowanie ręcznej pracy z listami: zadania można przyporządkowywać do ćwiartek w momencie ich tworzenia, a system posiada funkcje wizualizacji i raportowania, co pozwala liderom skupić się na podejmowaniu decyzji, a nie na czynnościach typowo administracyjnych czy biurowych. 

źródło: materiał partnera, artykuł sponsorowany