Nota księgowa – co to jest, kiedy się ją wystawia i czym różni się od faktury?
W codziennej praktyce księgowej przedsiębiorcy najczęściej operują fakturami, jednak nie każdy dokument rozliczeniowy musi mieć taką formę. Jednym z często stosowanych, a jednocześnie wciąż budzących wątpliwości dokumentów, jest nota księgowa. Warto wiedzieć, co to dokładnie jest nota księgowa i w jakich sytuacjach się ją wystawia.
Nota księgowa – co to jest i do czego służy?
Nota księgowa to dokument księgowy, który służy do udokumentowania określonych należności lub zobowiązań pomiędzy stronami, jeśli nie dochodzi do sprzedaży towarów ani świadczenia usług. Oznacza to, że nie dokumentuje czynności opodatkowanych VAT, a tym samym nie pełni funkcji faktury.
W praktyce nota księgowa wykorzystywana jest głównie do rozliczeń o charakterze finansowym, które wynikają z umów, regulaminów lub przepisów prawa, ale nie mieszczą się w definicji sprzedaży. Z tego powodu dokument ten nie zawiera stawki VAT i nie jest ujmowany w rejestrach VAT.
Kiedy wystawia się notę księgową?
Notę księgową wystawia się zawsze wtedy, gdy konieczne jest formalne udokumentowanie rozliczenia, ale brakuje podstaw do wystawienia faktury. Najczęściej dotyczy to takich sytuacji jak:
- naliczenie kar umownych lub odszkodowań,
- obciążenie kontrahenta odsetkami za opóźnienie w płatności,
- rozliczenia kosztów administracyjnych lub umownych,
- korekty rozliczeń, które nie wpływają na VAT.
Nota księgowa a faktura – najważniejsze różnice
Porównując notę księgową a fakturę, kluczowe znaczenie ma funkcja tych dokumentów. Faktura jest dokumentem sprzedażowym – potwierdza wykonanie usługi lub dostawę towaru i zawsze wiąże się z obowiązkiem podatkowym. Z kolei nota księgowa ma charakter pomocniczy i rozliczeniowy.
Faktura musi zawierać określone ustawowo elementy, takie jak stawka VAT, kwota podatku czy numer NIP nabywcy. Nota księgowa nie podlega tym wymogom, nie zawiera VAT i nie jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur. Nie oznacza to jednak, że jest dokumentem mniej istotnym – po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nota księgowa nadal funkcjonuje w obrocie gospodarczym, jednak wystawia się ją poza systemem, w formie tradycyjnej lub elektronicznej.
Nota księgowa – księgowanie w praktyce
Prawidłowe księgowanie noty księgowej zależy od jej charakteru oraz roli, jaką pełni dla danej strony. Dla jednego podmiotu może stanowić koszt, dla drugiego – przychód. Kluczowe znaczenie ma poprawny opis dokumentu, wskazanie stron rozliczenia, daty, kwoty oraz jednoznacznego tytułu obciążenia.
Dobrze przygotowana nota księgowa ułatwia pracę księgowemu, ogranicza ryzyko błędów i pozwala zachować przejrzystość rozliczeń, szczególnie przy większej liczbie dokumentów.
Sprawne zarządzanie dokumentami – jedno narzędzie zamiast chaosu
Choć nota księgowa pełni inną funkcję niż faktura, w praktyce przedsiębiorcy potrzebują jednego, spójnego systemu do obsługi całej dokumentacji finansowej. Fakturownia to nowoczesny program do fakturowania online, który umożliwia szybkie wystawianie faktur, porządkowanie dokumentów i wygodną współpracę z biurem księgowym.
Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad fakturami i rozliczeniami w jednym systemie, przetestuj Fakturownię za darmo przez 30 dni i zobacz, jak proste może być prowadzenie dokumentacji w Twojej firmie.
źródło: materiał partnera, artykuł sponsorowany
