Czym jest i jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
Wyobraź sobie świat, w którym papierowe dokumenty i skomplikowane procesy biurowe stają się przeszłością, a wszystkie ważne informacje są przechowywane i przetwarzane w postaci cyfrowej.
Transformacja cyfrowa i digitalizacja procesów biznesowych przedsiębiorstw dzieje się na naszych oczach. Ciężko jej zaprzeczać i płynąć pod prąd korzystając tylko z papierowych dokumentów. Ekologiczne podejście oraz chęć optymalizacji i automatyzacji pracy, wymusza na właścicielach firm nowoczesne podejście, a także akceptację e-dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko technologiczna rewolucja, ale również zmiana sposobu myślenia, która przynosi ze sobą ogromne korzyści dla organizacji, środowiska i użytkowników. W tym artykule przybliżymy Wam szczegółowo jak działa cyfrowy obieg dokumentów w firmie. Zapraszamy do lektury.
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to zautomatyzowany proces zarządzania cyfrowymi dokumentami w ramach organizacji, począwszy od wersji papierowej aż po cyfrowe archiwum. W tym procesie dokumenty są tworzone, edytowane, przechowywane i przekazywane w formie elektronicznej.
W zależności od uwarunkowań i specyfiki branży/firmy oraz wewnętrznych procedur taki cyfrowy obieg może mieć wiele różnych etapów. System informatyczny umożliwia śledzenie historii dokumentów, kontrolę dostępu i uprawnień, a także automatyzację procesów, takich jak zatwierdzanie, podpisywanie, przepływ dokumentów oraz archiwizację.
Elektroniczny obieg dokumentów polega więc na zastąpieniu tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów cyfrowymi odpowiednikami. Głównym celem tego systemu jest usprawnienie przepływu informacji w organizacji, łatwy dostęp do dokumentów oraz zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa.
Główne elementy cyfrowego e-obiegu dokumentów
Na cały proces cyfrowego przepływu dokumentów składa się kilka składowych elementów. Poniżej przedstawiliśmy najważniejsze z nich:
Tworzenie i wprowadzanie dokumentów
Nowe dokumenty są tworzone w systemie, a istniejące dokumenty papierowe są skanowane lub importowane do elektronicznego środowiska.
Przechowywanie i organizacja
Elektroniczne dokumenty są przechowywane w centralnym repozytorium, które zapewnia bezpieczny dostęp do dokumentów tylko dla uprawnionych użytkowników. Dokumenty mogą być organizowane w struktury folderów lub katalogów oraz etykietowane za pomocą metadanych.
Kontrola wersji i śledzenie zmian
System informatyczny śledzi historię dokumentów, umożliwiając kontrolę wersji, zabezpieczenie przed nadpisaniem danych oraz rejestrowanie zmian dokonywanych na dokumentach przez użytkowników.
Wyszukiwanie i udostępnianie
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów na podstawie zawartości, metadanych lub innych kryteriów. Użytkownicy mogą udostępniać dokumenty innym osobom, ustalając odpowiednie uprawnienia dostępu.
Zatwierdzanie i workflow
System cyfrowego e-obiegu może wspierać zatwierdzanie dokumentów, definiowanie procesów workflow oraz przepływ dokumentów między różnymi użytkownikami lub działami organizacji. To umożliwia kontrolę procesu weryfikacji, akceptacji i podpisywania dokumentów.
Archiwizacja e-dokumentów
Starsze dokumenty mogą być przenoszone do archiwum, zapewniając zgodność z wymaganiami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów.
Jakie dokumenty mogą znaleźć się w cyfrowym e-obiegu?
Każda firma czy urząd ma swoje specyficzne procesy oraz dokumenty, które mogą być procedowane w sposób cyfrowy. Do dokumentów, które najczęściej znajdują się w elektronicznym obiegu możemy zaliczyć:
- Faktury kosztowe i sprzedażowe;
- Umowy i kontrakty zawarte z klientami, dostawcami lub partnerami biznesowymi;
- Rachunki i paragony;
- Korespondencja przychodząca i wychodząca;
- Zamówienia i zapotrzebowania;
- Dokumenty magazynowe – WZ/PZ, MM albo RW;
- Oferty handlowe i propozycje cenowe oraz reklamacje czy zwroty;
- Raporty sprzedażowe i analizy danych dotyczące sprzedaży;
- Raporty finansowe i sprawozdania roczne przedsiębiorstwa;
- Dokumenty kadrowe – CV, umowy o pracę, wnioski urlopowe, delegacje i inne.
- Dokumentacja techniczna i projektowa. – rysunki i schematy;
- Polityki, procedury i instrukcje wewnętrzne organizacji;
- Dokumenty marketingowe, takie jak broszury, ulotki i materiały promocyjne;
- Dokumenty prawne, w tym akty notarialne, pełnomocnictwa i decyzje sądowe.
Jakie systemy informatyczne obsługują i wspierają elektroniczny obieg dokumentów?
Zarówno na rynku polskim jak i globalnym istnieje obecnie wiele systemów IT obsługujących procesy cyfrowego obiegu dokumentów w firmach oraz instytucjach publicznych. Do najbardziej popularnych można zaliczyć następujące rodzaje systemów informatycznych:
- Systemy ERP – najbardziej rozbudowane z nich posiadają funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów. Wszak oprogramowanie klasy Enterprise resource planning powinno umożliwiać obsługę każdego obszaru i wszystkich procesów. Nie jest to jednak regułą i wiele mniejszych systemów ERP nie posiada takich funkcjonalności .
- Systemy workflow – to oprogramowanie wspierające przepływ pracy i modelowanie procesów. W ramach tego typu oprogramowania bardzo często wprowadzona jest możliwość obsługiwania procesów biznesowych wraz z podpinaniem do nich cyfrowych dokumentów. Stosowanie narzędzi typu BPM (Business Process Management) pozwala na rysowanie diagramów oraz wsparcie optymalizacji przepływów pracy.
- Oprogramowanie biurowe – wiele z dzisiejszych programów biurowych umożliwia prostą obsługę elektroniczną spraw firmowych. Wśród nich pojawiają się także elementy związane z edycją dokumentów oraz ich procesowaniem wewnątrz organizacji.
- Systemy DMS – to wyspecjalizowane rozwiązania wspierające zarządzanie dokumentami (ang. Document Management System). Oprócz systemów workflow są najbardziej dopasowane i rozbudowane pod kątem automatyzacji procesów elektronicznego obiegu dokumentów.
Etapy cyfrowego obiegu dokumentów
Proces składający się na elektroniczny obieg dokumentów składa się z kilku podstawowych kroków, które występują w większości organizacji.
Krok 1 – przetworzenie papierowego dokumentu na elektroniczny
Na początku procesu elektronicznego obiegu dokumentów często należy przetworzyć wersję papierową na elektroniczną. W tym celu bardzo pomocne może być oprogramowanie OCR. Rozwiązanie klasy Optical Character Recognition to innowacyjna technologia pozwalająca na odczytanie i rozpoznanie tekstu z dokumentu oraz przekształcenie go w formę cyfrową. Programy OCR to nie science fiction, a coraz częstsza rzeczywistość w firmach oraz instytucjach publicznych. Upowszechniły się zwłaszcza w biurach rachunkowych, które od zawsze miały problem z przytłaczającą ilością papierowych dokumentów, które należało przepisywać do systemu księgowego. Oczywiście sam dokument może zostać wprowadzony do cyfrowego obiegu od razu w formie elektronicznej z pominięciem wersji papierowej. Tak dzieje się coraz częściej w wielu firmach i urzędach.
Krok 2 – przesłanie e-dokumentu do właściwej osoby lub działu
Gdy dokument znajduje się już w elektronicznym obiegu zostaje skierowany do odpowiedniej osoby, która ma zająć się jego dalszym procesowaniem. Początkowo przypisany użytkownik często ma pełne uprawnienia do zarządzania takim dokumentem. Może go podpisać cyfrowo lub skierować do innego działu, osoby lub osób decyzyjnych np. do Zarządu albo właściciela firmy. W zależności od wielkości struktury oraz wcześniej zdefiniowanych procesów dokument może być poddany dalszej weryfikacji.
Krok 3 – zatwierdzenie, odrzucenie dokumentu lub zgłoszenie uwag i poprawek
W procesie elektronicznego obiegu dokumentów może wystąpić więcej interakcji z danym elementem. Sam dokument w obiegu może zostać zarówno szybko zaakceptowany ale także odrzucony. Na kolejnych etapach mogą zostać do niego zgłaszane uwagi, wątpliwości czy poprawki kolejnych pracowników na różnych szczeblach procesu.
Jak wybrać najlepszy system do elektronicznego obiegu dokumentów?
Na polskim rynku istnieje wielu producentów oprogramowania wspierającego cyfrowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwach oraz instytucjach publicznych. Wiele rozwiązań ma charakter tzw. “pudełkowy”, który nie spełnia wszystkich oczekiwań i wymagań klienta, a to wszystko przez jego uniwersalny charakter. Dlatego warto przyjrzeć się systemowi oraz temu, czy posiada całość potrzebnych przez nas rozwiązań funkcjonalnych. Drugim istotnym elementem jest sprawdzenie czy system może być dostosowywany pod konkretne potrzeby i rozwijany wraz ze wzrostem struktury organizacyjnej. Posiadanie szerokiego, udokumentowanego doświadczenia, daje pewność, że firma posiada odpowiednie kompetencje do realizacji projektu. Dla wielu użytkowników ważnym jest także aby interfejs systemu był dostępny w językach innych niż polski. Najczęściej wymagany jest angielski jednak zdarzają się firmy, w których zarząd posługuje się innym językiem. Dlatego tak ważne jest, aby oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów można było przetłumaczyć lub posiadało już gotowy interfejs w innych językach. Warto to przemyśleć już na tym etapie zwłaszcza, gdy w planach rozwoju przedsiębiorstwa jest ekspansja na rynki zagraniczne. Kolejną niezmiernie ważną kwestią dotyczącą systemów informatycznych jest ich bezpieczeństwo. Producent powinien wykorzystywać normę ISO 27001 w celu spełnienia rygorystycznych wymogów zapewnienia bezpieczeństwa informacji w firmie.
W każdym z wyżej wymienionych aspektów, zdecydowanym liderem na rynku polskim, jest firma Primesoft, która od 20 lat dostarcza System V-Desk. To oprogramowanie w kompleksowy sposób wspiera elektroniczny obieg dokumentów oraz optymalizację procesów biznesowych. Primesoft ma na swoim koncie setki, skutecznych wdrożeń V-Desk zarówno w dużych polskich przedsiębiorstwach jak i firmach zagranicznych. Więcej informacji na temat firmy Primesoft, systemu V-Desk oraz referencji z wdrożeń można znaleźć na stronie primesoft.pl
źródło: artykuł partnera
