Jest wiele okazji do wspólnego świętowania w gronie rodziny lub przyjaciół. Mogą to być chrzciny lub komunia dziecka, hucznie obchodzone urodziny (nie tylko osiemnastki), rocznice ślubu lub „opijanie” jakiegoś sukcesu. Coraz częściej w takich sytuacjach decydujemy się na wynajęcie lokalu lub korzystanie z usług cateringu na przyjęciu we własnym domu. Jeśli właśnie jesteś na etapie planowania małej imprezy i nie masz pojęcia, ile pieniędzy przeznaczyć na ten cel, to koniecznie przeczytaj poniższy tekst! W nim znajdziesz omówienie, ile obecnie kosztują imprezy okolicznościowe na około 40 osób oraz co zrobić, aby nie wydać na nie majątku.
Zorganizowanie przyjęcia – od czego zacząć
Dla osób zabieganych i tych, które nie radzą sobie z samodzielnym planowaniem, dobrym wyjściem może być na początek zatrudnienie event plannera, który posłuży fachowymi radami i podpowie, co zrobić, aby impreza była udana. Justyna z Grzymała Weddings & Events podkreśla, że coraz więcej osób decyduje się na takie posunięcie. Pozwala ono zorganizować imprezę bez niepotrzebnego stresu. Wystarczy opowiedzieć plannerowi swoją wizję, a on zajmie się resztą, znajdując najlepszych wykonawców w przystępnych cenach.
W procesie organizacji ważne jest, aby dokładnie kontrolować wydatki, a najlepiej już na samym wstępie ustalić budżet i w miarę możliwości się jego trzymać. Ponadto należy dokładnie czytać umowy przed podpisaniem i dowiedzieć się o możliwości wystawienia faktury przez usługodawców i lokal. Jeśli nam tego odmówią, prawdopodobnie mamy do czynienia z nieuczciwą firmą.
Imprezy domowe kontra imprezy w restauracji
Jeśli planujesz przyjęcie na około czterdzieści gości, to z pewnością musisz zacząć od głębokiego zastanowienia się nad miejscem, w którym wszyscy się zmieszczą i do tego będą mogli poczuć się komfortowo. Oczywiście zorganizowanie imprezy na tyle osób we własnym domu jest możliwe, o ile jesteśmy właścicielami naprawdę sporego budynku lub mieszkania. Takie rozwiązanie pozwoli nieco zaoszczędzić, jednak będzie wymagało sporego nakładu pracy. Przyjęcie w lokalu być może jest droższe, ale z pewnością wiąże się z wygodą. Zastanówmy się więc, jakie są za i przeciw obu rozwiązaniom.
Przyjęcie w domu – zalety i wady
Niewątpliwie zaletą domówki jest niski koszt jej przygotowania. Płacimy właściwie tylko za jedzenie, które możemy przygotować we własnym zakresie lub w nieco droższej wersji zamówić catering i dekoracje.
Problemem natomiast może być niewystarczająca ilość stołów, krzeseł czy zastawy. O ile nie stawiasz na standing party, to musisz się liczyć z koniecznością ich wypożyczenia, co niestety generuje dodatkowe koszty. I co najgorsze, czeka cię nawet kilka dni sprzątania, zarówno przed przyjęciem, jak i po przyjęciu.
Przyjęcie w restauracji – dlaczego warto?
Znacznie wygodniejszym wyjściem, jeśli planujemy imprezę średniej wielkości, jest wynajęcie lokalu. Przede wszystkim pokrywając koszt talerzyka, mamy w cenie miejsce, obsługę i jedzenie, a niekiedy nawet dekoracje. Ponadto nie musimy tracić czasu na przygotowania. Właściwie przychodzimy już „na gotowe”. Ponadto większość lokali posiada także eleganckie wnętrza czy zadbane ogrody, co wpływa na nastrój naszych gości i podwyższa rangę przyjęcia.
Ile kosztują imprezy okolicznościowe w 2022?
Jak powszechnie wiadomo, obecnie ceny imprez okolicznościowych drastycznie wzrosły. Za wesele na 100 osób należy przeznaczyć już minimum 70 000 zł. Więcej na ten temat możesz przeczytać w artykule poruszającym kwestię kosztu wesela na 100 osób: https://www.grzymala-weddings.pl/blog/koszt-wesela-na-100-osob/
Podobnie jest z mniejszymi imprezami. Sam catering to koszt od 80 – 150 zł od osoby. Oczywiście finalna cena jest zależna od liczby gości, wybranego menu czy ilości posiłków i przystawek. Za dodatkowy szwedzki lub słodki stół również trzeba będzie dopłacić, nawet 1000 zł.
Zazwyczaj w przypadku mniejszych imprez (np. chrzciny czy osiemnastki) serwuje się danie główne i ewentualnie jedną kolację, natomiast resztę jedzenia stanowią przekąski, przystawki, sałatki, owoce, ciasta i napoje. Tort czy alkohol z pewnością będą dodatkowo płatne.
Co jeszcze się składa na koszt imprezy?
Jak wiadomo przyjęcie to nie tylko jedzenie, ale i także mnóstwo dodatkowych kosztów. Zaproszenia, dekoracje, pamiątkowe upominki dla gości czy dodatkowe atrakcje potrafią pochłonąć nie małe pieniądze.
Warto również zwrócić się o pomoc do specjalisty w zakresie organizacji imprez okolicznościowych. Jeśli chcesz zorganizować niezapomnianą imprezę, koniecznie odwiedź https://www.grzymala-weddings.pl/oferta/organizacja-przyjec-i-imprez/, gdzie poznasz szczegóły oferty i poznasz zalety zatrudnienia profesjonalnego organizatora takich wydarzeń.
Koszty, które należy wziąć pod uwagę podczas organizacji przyjęcia, to:
Wynajem lokalu
O ile zazwyczaj w restauracji koszt za osobę zawiera już w sobie wynajem lokalu na czas imprezy, o tyle planując imprezę np. w domu ludowym, musimy zapłacić za jego wynajem. Koszt najmu takiej sali to zazwyczaj 400 – 600 zł. Pamiętajmy również, że jesteśmy odpowiedzialni za oddanie sali w wyznaczonym terminie w takim stanie, w jakim ją zastaliśmy. W przeciwnym razie możemy zostać obarczeni kosztami sprzątania lub napraw usterek powstałych podczas imprezy.
Muzyka do tańca lub wodzirej, który poprowadzi imprezę
O ile podczas chrzcin czy komunii raczej nie ma tańców, o tyle zorganizowanie osiemnastki wymaga zapewnienia młodzieży muzyki tanecznej. Nieco tańszym wyjściem może być wypożyczenie sprzętu dyskotekowego i puszczanie muzyki we własnym zakresie, jednak może to być uciążliwe. Dlatego znacznie lepiej, jeśli zajmie się tym profesjonalista, czyli DJ. Ceny zaczynają się już od 500 zł wzwyż.
Fajnym pomysłem, np. na czterdzieste lub pięćdziesiąte urodziny, może być zatrudnienie wodzireja, który poprowadzi całą imprezę, począwszy od wznoszenia toastów po gry towarzyskie czy tańce integracyjne. Koszt wodzireja to około 1000 zł.
Dodatkowe atrakcje
Na imprezach warto postawić na jedną lub więcej atrakcji, które urozmaicą uroczystość i sprawią, że goście będą się świetnie bawić. Może to być:
- fotobudka – ok. 700 zł,
- dmuchana zjeżdżalnia dla dzieci – ok. 500 zł za 3h,
- animatorka dla dzieci – od 300zł,
- drink-bar – od 1000 zł,
- pokaz magii lub tańca – od 500zł,
- darmowe zabawy zorganizowane samodzielnie: karaoke, chusteczka haftowana, kalambury itp.
Zaproszenia i winietki
Niemal każda impreza wymaga papeterii. Zaproszenia to koszt od 2 do 10 zł za sztukę, natomiast winietki kosztują ok. 2 – 3 zł za sztukę.
Dekoracje
Dekoracja lokalu to zazwyczaj dodatkowy koszt, który zależy od tego, co wybierzemy. Dekoratorka to koszt od 1000 zł wzwyż, z czego żywe kwiaty mogą tę kwotę znacznie zwiększyć. Ścianka do zdjęć to także minimum 500 zł. Najtaniej wyjdą nas po prostu balony i dekoracje wykonane samodzielnie.
Upominki dla gości
Niezależnie czy to urodziny, czy komunia, warto docenić naszych gości, że zechcieli z nami świętować i kupić dla każdego choćby mały upominek. Mogą to być np.:
- małe świeczki – ok. 5 zł za sztukę,
- krówki okolicznościowe – ok. 50 zł za kg,
- magnesy – od 3 do 10 zł za sztukę.
- małe różańce – ok. 10 zł za sztukę,
- bransoletki – ok. 10 zł za sztukę,
- kluczyki – otwieracze – ok. 5 zł za sztukę.
Bezpieczeństwo gości
Pamiętajmy o tym zwłaszcza, jeśli na imprezie są osoby niepełnoletnie. Musimy zadbać o to, aby podczas zabawy i powrotu z niej nikomu nic się nie stało. Warto zadbać o transport dla gości oraz ochroniarza, który nie wpuści nikogo z zewnątrz.
Ile kosztuje osiemnastka, komunia lub chrzciny?
Biorąc pod uwagę powyższe, średnie ceny, to należy założyć, że impreza okolicznościowa w lokalu na 40 osób to w 2022 roku wydatek rzędu około 10 000 zł. Oczywiście możemy poczynić oszczędności, rezygnując z bogatego menu, czy dodatkowych atrakcji. Niemniej jednak zaoszczędzimy maksymalnie 30% tej kwoty.
źródło: artykuł partnera
