Jak być paperless i co to oznacza dla Twojej firmy?

W dzisiejszych czasach, kiedy technologia rozwija się w błyskawicznym tempie, coraz więcej firm zastanawia się nad wdrożeniem idei paperless. Według Forbes korporacje wydają 120 miliardów dolarów rocznie na drukowane formularze. Pracownicy tracą dużo czasu na pracę z papierowymi dokumentami zarówno w dużych, jak i małych firmach. Zastąpienie korzystania z papieru użyciem cyfrowych narzędzi w biznesie przynosi wiele korzyści. Ponad połowa firm pełny zwrot z inwestycji odnotowuje już w ciągu 12 miesięcy. Benefitów implementacji idei paperless w biznesie jest jednak znacznie więcej.

 

Czym jest paperless?

Paperless to termin, którym określa się proces przechodzenia z papierowej dokumentacji na cyfrową. Może być on realizowany niemalże na każdym poziomie zarówno w biznesie, jak i w życiu prywatnym. Paperless polega na eliminacji lub minimalizacji wykorzystania papieru, który zastępuje się alternatywnymi metodami komunikacji cyfrowej.

Firmy praktykujące paperless przysyłają, przechowują i udostępniają większość dokumentów i informacji w formie elektronicznej. Dzięki temu mogą zminimalizować zużycie papieru oraz zwiększyć efektywność procesów biznesowych.

Paperless jest związany ściśle z przejściem na modele pracy zdalnej lub hybrydowej. To podejście umożliwia obniżenie kosztów i nie wymaga dużych nakładów finansowych związanych z np. wynajmem biura. Podczas pracy korzysta się z platform chmurowych, narzędzi do wideokonferencji i innych aplikacji, które umożliwiają pracę z różnych miejsc na świecie – dodają eksperci z serwisu flowdog.io

Wdrożenie paperless w Twojej firmie – korzyści

Korzyści z wprowadzenia rozwiązań paperless w firmie są oczywiste – dzięki niemu można zaoszczędzić czas i pieniądze. Minimalizacja papieru w organizacji ma wpływ nie tylko na działanie przedsiębiorstwa, ale także na jego równowagę finansową. W dzisiejszych czasach, gdy wszystko dzieje się online, rozwiązania paperless są niezbędne w każdej firmie. Do głównych korzyści ograniczania użycia papieru zalicza się:

• Oszczędność czasu i kosztów – tradycyjne metody przetwarzania dokumentów papierowych wymagają sporo czasu i uwagi. Pracownicy tracą ok. 30–40% czasu na poszukiwanie i organizowanie dokumentów. Cyfrowa transformacja w myśl idei paperless rozwiązuje ten problem. Dzięki technologii praca z papierem staje się zbędna. Zmniejsza się ilość druku i skanowania, co pozytywnie przekłada się na codzienną pracę przedsiębiorstwa, efektywność i daleko idące oszczędności.
• Łatwiejszy dostęp do dokumentów – ta kwestia jest szczególnie ważna w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających wielu pracowników i składających się z różnych departamentów. W tradycyjnym modelu pracy, jeśli kilka osób potrzebuje danego dokumentu, potrzebnych jest kilka jego kopii. Dokumenty często przenoszone są z jednego stanowiska pracy do drugiego i kolejnego. Może to prowadzić do zagubienia lub uszkodzenia dokumentacji. Dzięki narzędziom takim jak CRM czy DMS skutecznie można zniwelować tego typu nieprawidłowości.
• Bezpieczeństwo danych – podczas przetwarzania dokumentów papierowych proces ich zabezpieczenia bywa dość skomplikowany i czasochłonny. Cyfrowe narzędzia zapewniają wysokiej klasy zabezpieczenia plików w pamięci masowej oraz w chmurze. Umożliwiają też określenie, który użytkownik ma dostęp do danego dokumentu, a który nie. Cyfrowe pliki można łatwiej zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem niż dokumenty papierowe. Można je chronić za pomocą różnych metod, takich jak hasła, kody PIN, uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy biometryka.
• Łatwiejsze przetwarzanie danych – przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej umożliwia łatwiejsze wyszukiwanie czy sortowanie dokumentów według określonych kryteriów. Dzięki temu można szybciej i łatwiej znaleźć potrzebne informacje.

Korzyści z paperless dla pracowników

Środowisko pracy ograniczające korzystanie z papieru przynosi pracownikom wiele korzyści. Narzędzia cyfrowe powodują mniejsze obciążenie fizyczne personelu. Wynika to z mniejszej ilości drukowanych dokumentów. W związku z tym ogranicza się fizyczną pracę z teczkami, segregatorami czy stacjonarnym archiwum.

Paperless istotnie wpływa na poprawę wydajności kadr. Pracownicy nie muszą przeszukiwać stosów dokumentów, aby znaleźć potrzebne informacje. Dzięki temu są w stanie zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej istotnych zadaniach.

Zmiana modelu pracy na zdalny lub hybrydowy jest atutem firmy w procesie rekrutacyjnym. To benefit pożądany przez wielu kandydatów. Dzięki niemu można stać się bardziej konkurencyjnym pracodawcą na rynku i pozyskać wiele wartościowych talentów. Ponadto możliwość korzystania z narzędzi na urządzeniach mobilnych to duże ułatwienie dla pracowników podczas podróży służbowej.

Praca w organizacji praktykującej ideę paperless ma pozytywny wpływ na środowisko. To ważny aspekt szczególnie dla młodego pokolenia, które jest zaangażowane w inicjatywy proekologiczne. Zatrudnienie w firmie dbającej o środowisko może mieć dla niego szczególną wartość.  

Jak wdrożyć paperless w firmie – najlepsze praktyki

Wdrożenie paperless w firmie wymaga odpowiedniego planu i przygotowania. Należy określić cele i plan wdrożenia. Niezbędny jest audyt dokumentów. Wybór odpowiednich narzędzi i systemów, pomocnych w praktykowaniu paperless, trzeba poprzedzić skrupulatnym researchem. Stosując najlepsze praktyki wdrożeniowe, można się dobrze przygotować do całego przedsięwzięcia.

• Określ cele i plan wdrożenia – przed rozpoczęciem implementacji należy zdefiniować cel transformacji cyfrowej. Może nim być obniżenie kosztów, poprawa wydajności pracowników, poprawa wizerunku firmy czy zwiększenie bezpieczeństwa danych. Konieczne jest określenie, jakie dokumenty powinny zostać przeniesione do formy elektronicznej. Istotne jest też wskazanie narzędzi i systemów, z których będzie się w tym celu korzystać. Wszelkie działania należy ująć w realne ramy czasowe.
• Przeprowadź audyt dokumentów – ta praktyka polega na określeniu, które dokumenty mogą zostać przeniesione do formy elektronicznej. Dzięki niej można uniknąć przetwarzania dokumentów, które są już nieaktualne lub niepotrzebne.
• Wybierz odpowiednie narzędzia – wybór dostawcy narzędzi, które umożliwią praktykowanie paperless, jest niezwykle ważny. Technologia powinna być łatwa w użyciu, bezpieczna i umożliwiająca szybkie udostępnianie dokumentów. W tym przypadku należy dokładnie sprawdzić referencje kontrahenta oraz zwrócić uwagę na jego ofertę wsparcia powdrożeniowego.
• Przeprowadź szkolenia dla pracowników – edukacja personelu ma na celu nauczenie go wydajnego korzystania z nowych narzędzi. Szkolenia powinny być dostosowane do potrzeb pracowników, np. mogą obejmować kursy dla kadry zarządzającej, działów księgowości lub kadry administracyjnej.
• Monitoruj i aktualizuj systemy – nadzorowanie i kontrolowanie technologii gwarantuje, że dokumenty są zawsze bezpieczne i łatwo dostępne. W związku z tym należy przeprowadzać regularne inspekcje, aby upewnić się, czy dokumenty są przechowywane w odpowiedni sposób.

Jak wybrać narzędzie wspierające praktykę paperless?

Wybierając narzędzia do przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów. Na rynku dostępnych jest wielu dostawców rozwiązań typu CRM czy DMS. Wobec tego podjęcie decyzji o współpracy może być trudne. Oto kilka kwestii, które należy wziąć pod uwagę, wybierając narzędzia paperless:

• Dopasowanie – podczas przeglądania ofert przede wszystkim trzeba zderzyć rozwiązania potencjalnego kontrahenta z celami firmy i jej modelem biznesowym. Wówczas powinno się przeanalizować, czy technologia spełni oczekiwania przedsiębiorstwa.
• Integracja z innymi narzędziami – warto wybrać narzędzia kompatybilne z innymi systemami, z których firma już korzysta, np. z ERP czy pakietami biurowymi.
• Intuicyjność – rozwiązania paperless powinny być łatwe w obsłudze dla użytkowników. W tym przypadku warto przyjrzeć się, na jakim poziomie intuicyjności jest interfejs.
• Koszty – droższe nie znaczy lepsze. Podczas szukania odpowiedniego dostawcy rozwiązań IT warto poprosić o oferty cenowe kilku firm i je porównać. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na koszty związane z ewentualnymi integracjami, szkoleniami i obsługą techniczną.
• Dostępność i skalowalność – dzięki tym kwestiom można skutecznie i łatwo nie tylko wdrożyć rozwiązanie, ale też je poszerzać, wraz z rosnącymi potrzebami firmy. Warto patrzeć kilka kroków naprzód i przewidzieć, jakie inne funkcjonalności kontrahenta można by wykorzystać w przyszłości.

Wdrożenie w firmie praktyk paperless sprawi, że organizacja stanie się bardziej konkurencyjna. Dzięki transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa otwierają się na nowe możliwości, jakie daje technologia. Środowiska pracy bez papieru zapewniają wiele korzyści firmie i jej pracownikom. Przede wszystkim umożliwiają oszczędność czasu i kosztów związanych z drukowaniem, składaniem i przechowywaniem dokumentów. Szybsze przetwarzanie dokumentów i ułatwiony do nich dostęp przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy i lepszego zarządzania informacją.

źródło: artykuł partnera