Jak wygląda ewidencja czasu pracy w nowoczesnym przedsiębiorstwie?

Być pracodawcą to nie tylko zatrudniać ludzi – to również sporo trudu związanego z prowadzeniem tzw. papierologii, czyli dokumentacji pracowniczych. Ewidencja czasu pracy to jeden z mniej przyjemnych tematów. Jak uprościć sobie związane z nim zadania, jednocześnie podnosząc jakość funkcjonowania zakładu?

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy?

Jako młody pracodawca możesz niekiedy wahać się, czy ewidencja czasu pracy pracownika to konieczność – ostatecznie niektóre zakłady pracy operują na niemal koleżeńskich zasadach, inne są firmami rodzinnymi, a w jeszcze innych niełatwo gromadzić dane i uzupełniać taką dokumentację. Powinieneś jednak wiedzieć, że zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca jest bezapelacyjnie zobowiązany do tego, by prowadzić ewidencję czasu pracy – pod groźbą kary grzywny w wysokości do nawet 30 000 PLN. Zaniechania są traktowane jako wykroczenie, jednak uważaj – w przypadku popełnienia fałszerstwa stajesz w obliczu przestępstwa i grozi Ci do 5 lat pozbawienia wolności. Wyjątkiem od obowiązku prowadzenia ewidencji są jedynie trzy grupy: ci, którzy zarządzają w Twoim imieniu firmą, ci, którzy dostają ryczałt za pracę w godzinach nocnych lub za nadgodziny oraz ci, którzy objęci są zadaniowym czasem pracy.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Jako dokument mówiący o pracy wykonanej przez człowieka w danym okresie, ewidencja czasu pracy musi zawierać komplet danych związanych z jego aktywnością zawodową na rzecz zakładu. Wśród tych informacji najważniejsze są zliczenia godzin przepracowanych (regularnych, w porze nocnej, nadgodzin, godzin dyżuru etc.), spisane czasy przyjścia i wyjścia z pracy oraz informacje o nieobecnościach wraz z podaniem ich przyczyn. Pracownik ma prawo do wglądu w ewidencję czasu pracy go dotyczącą – np. celem sprawdzenia, czy otrzymuje odpowiednie wynagrodzenie.

Rejestruj czas pracy elektronicznie!

Sam widzisz, że elementów, które należy uwzględnić, jest całkiem sporo i nie tak łatwo nad nimi zapanować. Istnieje jednak możliwość ograniczenia niedogodności związanych z prowadzeniem tej dokumentacji dla każdego pracownika z osobna do minimum, a minimum to jest bardzo bliskie zeru. Rozwiązaniem tym jest wprowadzenie elektronicznych rejestratorów czasu pracy wraz z oprogramowaniem.

Jakie korzyści wynikają z wykorzystania elektronicznej rejestracji czasu pracy?

Dlaczego warto? Zacznijmy od początku. Większość z nas pamięta jeszcze (lub ich używa) listy obecności w formie kartki papieru, na której stawia się podpis z wyszczególnieniem godziny przyjścia/wyjścia z pracy. To nie tylko nieekologiczne rozwiązanie – jest ono również mało rzetelne, ponieważ pozwala na stosunkowo proste dokonanie aktu oszustwa. Umożliwia bowiem swobodne wpisanie nieprawdziwej godziny lub podpisanie współpracownika w myśl zasady, że papier wszystko przyjmie. W przypadku elektronicznej rejestracji pracownicy posiadają indywidualne identyfikatory, które redukują te możliwości; ponadto, stosunkowo łatwo połączyć ją z kontrolą dostępu – zwolnienie blokady drzwi może następować za sprawą dokonania rejestracji. Ponieważ odczytu dokonuje urządzenie – czynnik obiektywny – Twoi podwładni nie będą ulegali pokusie spóźnień lub wcześniejszych wyjść w nadziei, że uda się przekonać księgową, by nie uwzględniła tego uchybienia. Elektroniczna rejestracja, nareszcie, to odpowiedź na potrzeby prowadzenia ewidencji czasu pracy – wszystkie procesy związane z opracowaniem odczytów może przeprowadzić komputer.

Jakie są najlepsze metody rejestracji?

Na rynku pozycję swoją wyrobiło kilka metod rejestracji, posiadających różne zestawy zalet i wad; oczywiście wszystkie wykorzystują jakiś rodzaj czytnika, z którym pracownicy wchodzą w interakcję. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest wyposażenie ich w indywidualne karty identyfikacyjne – wielkości karty kredytowej – na które można dodatkowo nanieść nadruk (logo firmy, zdjęcie pracownika etc), a które wystarczy przyłożyć do rejestratora. Zdecydowaną zaletą jest ich niewielka cena, pozwalająca na masową produkcję, wadą natomiast – możliwość pożyczenia karty osobie trzeciej. Inne rozwiązanie opiera się na wykorzystaniu odcisku palca – konieczne jest przyłożenie go do szybki skanera. Jest to bezpieczniejsza opcja, którą trudniej sfałszować, jednak sprawdzi się odrobinę gorzej w przypadku ewentualnej pandemii (konieczność dotykania), jak również może budzić sprzeciw – tak pracowników, jak i gości firmy (w przypadku kontroli dostępu). Jedną z najbardziej zaawansowanych metod weryfikacji jest wykorzystanie inteligentnego systemu rozpoznawania twarzy – poradzi sobie również w przypadku założenia maseczki, a jego wadą jest jedynie wyższa cena czytnika.

Jak poradzić sobie z ogromem danych z elektronicznych rejestratorów?

Rejestrator jest jednak w stanie jedynie odczytać godzinę, o której pracownik dokonał deklaracji wejścia/wyjścia – całą analizę musisz przeprowadzić sam… lub zlecić to odpowiedniej aplikacji. Jedną z najlepszych – napisaną w całości przez polskich programistów, a zatem dopasowaną do realiów polskiego rynku i prawodawstwa – znajdziesz w ofercie https://trigorcp.pl/. Jakie oferuje Ci możliwości?

Zapanuj nad rzeczywiście przepracowanymi godzinami

Podstawową kwestią w przypadku każdej ewidencji czasu pracy jest zliczanie godzin. TRIGO-RCP pozwoli Ci dokonywać tego na wiele sposobów – możesz liczyć czas od wejścia do wyjścia w danym dniu (w całości) lub automatycznie odejmując od tego czasu przerwy (część z nich albo wszystkie). Aplikacja poda również ilość nadgodzin i pozwoli na wykorzystanie ich przez pracownika do naprawienia błędów, czyli odpracowania spóźnień, czy wcześniejszych wyjść.

Współpracuj z rozmaitymi systemami pracy

Ponieważ różni pracownicy mogą być zatrudnieni do wykonywania swoich zadań w różnych systemach pracy, TRIGO-RCP daje możliwość rozliczania ich – zarówno indywidualnie jak i grupowo – na różne sposoby. Wystarczy dodać wybranych podwładnych do odpowiedniego zespołu, by określić jakie reguły ich dotyczą.

Uwzględniaj różne typy nieobecności

Prawo polskie proponuje kilka rodzajów nieobecności – dostępne są urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie, na żądanie, czy urlopy chorobowe; możliwe jest również nieprzyjście pracownika bez podania powodu – nieobecność nieusprawiedliwiona. Wszystkie one obsługiwane są przez TRIGO-RCP.

Generuj raporty z pracy podwładnych

Oczywiście same dane w chaotycznej formie niewiele by pomogły, zatem TRIGO-RCP oferuje niezastąpioną funkcję generowania raportów – finalnej wersji ewidencji czasu pracy, którą możesz przedstawić pracownikowi, czy wykorzystać jako argument podczas rozważania premii lub zwolnień. Dostępne są zarówno raporty ogólne, w których skupiasz się na funkcjonowaniu całego zakładu (zawiera listę pracowników i sumy godzin (nie)przepracowanych oraz nadgodzin, które łatwo skonfrontować z nominalnym czasem ich pracy), jak i raporty szczegółowe dla każdego pracownika (z dokładnym wykazem czasu pracy, przerw, spóźnień i innych na każdy dzień). Ponadto, możesz wygenerować uproszczoną listę obecności, a także złożoną miesięczną kartę ewidencji czasu pracy danego pracownika.

Pracuj w chmurze

Obecnie TRIGO-RCP dostępne jest w wersji, z której możesz korzystać w chmurze – dzięki niej będziesz czuwał nad zakładem na odległość, nawet podczas swojej nieobecności. Nie obawiaj się o instalację wersji LAN – dokonywana jest zdalnie przez pracowników TRIGO-RCP.

źródło: artykuł partnera, materiał sponsorowany